Si tu empresa hace sus propios despachos, , entonces los registros de carga son una documento fundamental para tu operación. Mantener un catastro ordenado de las operaciones realizadas fuera de la empresa son una parte importante que necesitamos mantener organizada para evitar problemas a futuro, ya sea por problemas en las entregas o cualquier otro motivo. Esta semana en Lioren, exploraremos los registros de carga y cómo pueden ayudar a tu empresa a mantenerse organizada y lista durante cualquier eventualidad. ¡Comencémos!
¿Qué son los registros de carga?
Los registros de carga son documentos o entradas digitales que detallan cómo, cuándo y qué productos están siendo cargados físicamente en vehículos, contenedores u otros medios de transporte. Estos registros permiten a la empresa tener un control preciso del flujo de bienes desde un punto a otro.
En el contexto de las plataformas de gestión empresarial, los registros de carga suelen referirse a la documentación, seguimiento y control del movimiento de mercancías o materiales dentro de un proceso logístico o de producción.
Estos registros pueden estar presentes en módulos como logística, inventario, compras, ventas, transporte o cadena de suministro , y se utilizan para registrar información clave.
Ejemplo práctico
Imagina que una empresa vende electrodomésticos y debe entregar un pedido de 100 unidades a un cliente en otra ciudad. El sistema ERP generará una orden de despacho , que luego se convierte en un registro de carga cuando los productos se colocan efectivamente en el camión. Este registro incluirá:
- Fecha de salida
- Número del vehículo
- Lista de productos
- Peso total
- Firma del chofer
- Confirmación de salida del almacén
Este registro puede ser consultado posteriormente para verificar tiempos de entrega, resolver disputas o hacer auditorías internas.
En el caso de Lioren®, este registro se genera en el módulo Registros de Carga y puedes asociar a un mismo registro todo tipo de documento de venta o traslado, combinando así la información de distintas transacciones en un registro consolidado de productos, que facilita la carga /revisión del vehículo y que además incluye el detalle de las direcciones a visitar por el transportista y los cobros a efectuar a los clientes, si corresponde y lo necesitas.
¿Dónde se usan estos registros?
- 1. Módulo de Logística y Transporte: Para planificar rutas, asignar vehículos y verificar entregas. Ejemplo: En SAP, Oracle o Microsoft Dynamics, hay transacciones dedicadas a gestionar órdenes de despacho y registros de carga.
- 2. Gestión de Inventarios: Se actualizan automáticamente al realizar una carga, reduciendo el stock disponible.
- 3. Facturación y Ventas: Se vinculan con órdenes de venta y facturas para garantizar que lo facturado corresponde a lo realmente entregado.
- 4. Sistemas WMS (Warehouse Management System): Registros de carga saliente desde almacenes hacia clientes o centros de distribución.
Beneficios de llevar buenos registros de carga
- Control del traslado de inventario en tiempo real
- Mayor visibilidad en la cadena de suministro
- Reducción de errores en entregas
- Auditoría más eficiente
- Cumplimiento normativo y fiscal
- Mejora en la relación con clientes y proveedores
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