En el mundo empresarial actual, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) enfrentan constantes desafíos para mantenerse competitivas y eficientes en un entorno en constante evolución. Una de las actividades esenciales dentro de este contexto de modernidad, es la solicitud de folios y su adecuada gestión. En esta nueva nota, explicaremos la importancia de una plataforma de gestión para PYMEs y cómo puede contribuir a un consumo eficiente de folios.
¿Qué son los folios?
Partamos respondiendo la pregunta: ¿Qué son los folios?
Según la definición del SII, FOLIO es la numeración individual de cada documento, que le diferencia de documentos similares. Dentro del proceso de modernización del SII, los folios se han mantenido como un recurso omnipresente e irremplazable para las empresas, al ser usados en los distintos documentos tributarios que se emiten diariamente. Por esto, es esencial que las PYMEs tomen conciencia de la relevancia de una correcta administración del consumo de folios y busquen soluciones eficientes para su gestión.
Desde octubre de 2013 opera un algoritmo, en el sistema del SII que administra la Factura Electrónica Propia o de Mercado, para calcular el número máximo de folios a autorizar por tipo de documento tributario electrónico (DTE) a cada contribuyente emisor electrónico.
Este algoritmo limita la cantidad de folios autorizados para descargar. De acuerdo a una fórmula en que intervienen variables como el consumo anual de folios, la disponibilidad actual, la cantidad de anulados, el tamaño de la empresa, y el comportamiento tributario del contribuyente. La finalidad de este método es conseguir que los contribuyentes autorizados como facturadores electrónicos, deban interactuar con el SII en forma periódica. Otorgando a la administración tributaria la opción de poder aplicar restricciones al timbraje electrónico de acuerdo al comportamiento que haya tenido el contribuyente. Símil al timbraje de documentos en formato papel.
Actualmente se determina los Folios Disponibles del contribuyente (el stock de folios que posee ya descargados) en un momento determinado a partir de la información histórica de los folios autorizados. Descontando los DTE recibidos en el SII y los folios anulados informados en la página del SII. El SII considera que el contribuyente debe poseer, al momento de efectuar el trámite de timbraje electrónico, un stock de folios de acuerdo al número de documentos que ha emitido en un periodo de tiempo determinado. El periodo de tiempo señalado es determinado por el SII a su criterio. Por tanto el máximo rango de folios que podrá descargar será el número de documentos recibidos en un periodo de tiempo determinado por el SII, descontando los folios disponibles que ya posee el contribuyente, más un factor de anulación que sólo aplica cuando se han anulado folios y no se han emitido DTE entre timbrajes, condicionado al comportamiento tributario del contribuyente. Excepto para contribuyentes nuevos en facturación electrónica, situación explicada más adelante.
El Sistema entregará folios sólo en caso que el contribuyente haga uso de los autorizados previamente a través de la emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) o la anulación de folios; condicionado a su comportamiento tributario.
El SII (Servicio de Impuestos Internos), es el organismo encargado de fiscalizar y proveer servicios orientados a la correcta aplicación de los impuestos internos. Es el único organismo encargado de autorizar la emisión de documentos tributarios. Por lo tanto, es la única institución capaz de restringir el timbraje de folios.
¿Por qué el Consumo de Folios es Relevante para las PYMEs?
Hasta julio de 2022, los usuarios de boleta y boleta afecta electrónica, tuvieron la obligación de enviar diariamente su resumen de ventas diarias (ex reporte de consumo de folios). Actualmente el SII construye el registro de ventas con la información contenida en las boletas electrónicas que haya recibido correctamente, por lo que no es necesario enviar al SII un reporte de este tipo. Sin embargo, puedes llevar un claro registro y control de tu consumo de folios, con la información que encuentras en el Dashboard y también en el módulo Timbraje de Folios.
Además, aunque en la era digital se ha avanzado hacia una mayor digitalización de documentos, muchas empresas todavía dependen en gran medida del uso de papel para diversas actividades. Es importante abordar este tema y tomar medidas para un consumo responsable y eficiente de folios por varias razones:
- Costos asociados: El papel y los suministros de impresión pueden representar un gasto significativo para las empresas. El consumo excesivo o descontrolado de folios puede aumentar los costos operativos, reduciendo así la rentabilidad de la empresa.
- Impacto ambiental: La producción y el consumo de papel tienen un impacto significativo en el medio ambiente. La tala de árboles para obtener la pulpa de papel, el consumo de energía y agua en el proceso de fabricación y la eliminación de residuos de papel son algunas de las consecuencias ambientales negativas asociadas con el consumo de folios.
- Espacio de almacenamiento: El almacenamiento de grandes cantidades de papel puede ocupar un espacio considerable en la oficina. Además de los costos de almacenamiento, esto puede generar desorden y dificultar la organización de documentos importantes.
- Ineficiencia y pérdida de tiempo: La búsqueda y recuperación de documentos impresos puede llevar tiempo y resultar ineficiente si no se tienen métodos adecuados para su clasificación y archivo. Esto puede afectar la productividad y la eficiencia de los empleados.
- Riesgo de pérdida de información: Los documentos impresos pueden extraviarse o dañarse fácilmente, lo que representa un riesgo de pérdida de información crítica para la empresa.
La causa más común para la restricción de folios es debido a que tu empresa o su representante legal mantiene situaciones pendientes con el SII. Ya sea esto pago de IVa, declaraciones de impuestos F29, inconcurrencia a procesos de fiscalización, verificación de actividades, etc.
Recuerda que solo el SII puede restringir el timbraje de folios, ya que es la única institución en Chile encargada de autorizar la emisión de documentos tributarios.
Ventajas que te ofrece una plataforma de gestión:
Una buena plataforma de gestión empresarial ofrece ventajas clave para el correcto control del consumo de folios en una empresa. Permite un control y visibilidad óptimos del inventario de folios, un monitoreo detallado del consumo por departamento o empleado, entre otras. Además, genera impacto ambiental positivo fomentando un uso más sostenible de recursos naturales. Todo esto, junto con el cumplimiento normativo, son consecuencia de una gestión más eficiente y responsable del consumo de folios en la empresa.
En Lioren esta información está siempre a la mano, y puedes revisar todo de manera muy sencilla y controlada. Más allá del control de inventario, tu plataforma de gestión debe estar preparada para todo lo que necesites, incluyendo la correcta operación de tus folios.
Desde tu Dashboard en Lioren, podrás encontrar un resumen de los folios disponibles. Esto te facilitará el control de los folios que tengas libres, consumidos o anulados y evitar inconvenientes tributarios por su mala administración.
Además uno de los módulos que te ofrece Lioren es el Timbraje de Folios. Este te permitirá consultar tus folios timbrados, cargar tu código de asignación de folios, solicitar folios o configurar el vencimiento de los mismos.
A diferencia de otros facturadores, Lioren anula automáticamente los folios vencidos. Según las resoluciones del SII, el vencimiento de los folios autorizados al contribuyente es de 6 meses o menos. Esta fecha es editable desde el módulo timbraje de folios de tu plataforma Lioren.
Si quieres saber más de estas acciones, te invitamos a dar una vuelta por nuestro canal de Youtube.
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