Cuando empezamos con nuestro negocio hay muchas cosas que necesitamos ir aprendiendo sobre la marcha. El tener que realizar de forma manual y repetitiva algunas operaciones como la entrega de boletas, la gestión de inventario o el respaldo de nuestros documentos, nos puede llevar a preguntarnos si necesitamos un sistema de facturación, que nos ayude con nuestras obligaciones y a facilitar nuestra gestión.
Por eso, esta semana te ayudaremos a responder la pregunta ¿Cómo saber si necesito un sistema de facturación? Comencemos.
Los sistemas de facturación electrónica nos permiten manejar distintos aspectos de nuestra empresa, cumpliendo con las obligaciones de la facturación electrónica. Sin embargo, al momento de elegir un sistema, es necesario tener en consideración distintos aspectos:
- Volumen de facturación mensual.
- Características de emisión.
- Forma de despacho de factura.
- Conexión.
Volumen de facturación mensual
Cada vez que emites un documento tributario electrónico (DTE); que puede ser una factura, una boleta, una nota de crédito, una guía de despacho, etc. Consumes un folio, folios que te son asignados por el SII y gestionados por tu sistema de facturación.
Existen sistemas de facturación cuyo costo va de la mano con la cantidad de folios que consumes. O que te entregan una cierta cantidad de folios y si necesitas más, debes volver a comprar la misma cantidad, aunque te sobren demasiados. Esta forma de operar no es coherente con las disposiciones del SII en relación al consumo de folios y timbraje electrónico. Siendo ellos los únicos facultados para otorgar y restringir su acceso a tu empresa.
Lioren te da la libertad de no tener límite en la emisión de documentos. De poder gestionar tus solicitudes de folios al SII, directamente desde la plataforma y de no tener ningún cobro asociado a la facturación mensual de tu empresa.
Características de emisión
La emisión y recepción de documentos es una parte fundamental, y es necesario mantener un respaldo de dichos documentos en caso de cualquier eventualidad. Al momento de buscar un sistema de facturación, es necesario que tengas presente:
- Envío de DTE al SII y al receptor que sea también participante del sistema.
- Generación de DTE sin descuadre y sin errores aritméticos.
- Administración de respuestas de validación recibidas desde el SII.
- Administración de respuestas de envíos hechos a otros emisores electrónicos.
- Generación, recuperación y visualización de la Representación Impresa del DTE.
- Dependiendo del tipo de documentos que se emitan, es necesario asegurarse de que la empresa de facturación sea capaz de generar, emitir y administrar dichos documentos.
En cuanto a la recepción de DTEs emitidos por otros contribuyentes emisores electrónicos (Facturación electrónica, Factura No Afecta o Exenta, Guía de Despacho, Nota de Crédito, Nota de Débito, Factura de Compra y Liquidación de factura) debemos tener en cuenta:
- Generación de Respuestas de envío, dirigidas al emisor de los DTE.
- Generación de mensajes de aceptación o rechazo, dirigidas al emisor de los DTE.
- Generación de acuse de recibo de las mercaderías entregadas o servicios prestados, según ley 19.983.
- Generación de la IECV, en base a información de DTE y documentos tributarios no electrónicos, emitidos y recibidos.
- Generación de Libro de Guías de Despacho Electrónicas.
- Generación de ajustes a la IECV.
Lioren te da la posibilidad de emitir hasta 12 tipos diferentes de DTE’s, con características únicas. Por ejemplo, la posibilidad de incluir hasta 60 ítems por documento o poder agregar múltiples líneas de pago.
Y te entrega sin costo adicional la Recepción de Documentos, desde la que podrás Ver y Administrar los documentos de los que sea receptor tu empresa.
Almacenamiento:
Tus documentos deben estar siempre a la mano para ser consultados, enviados y timbrados. Por esto es necesario que se considere la necesidad de almacenamientos de tus DTEs y de la Información Electrónica de Compras y Ventas por un lapso de 6 períodos tributarios anuales. Por esto es necesario considerar tanto si la empresa lo proveerá, como la capacidad de almacenamiento. La tarea de poder descargar, visualizar y enviar documentos que se encuentren en el sistema facilitarán el uso y el orden dentro de nuestro negocio en todo momento.
Lioren almacena tus documentos emitidos y recibidos en la nube, para que los tengas siempre a la mano, ya sea para tu consulta o para atender alguna solicitud del SII o de un cliente.
También tendremos que tener en consideración algunos otros aspectos , como el soporte técnico o la integración con otras plataformas, por mencionar algunos y también el precio puede ser el factor que determine cuál sistema elegir. Afortunadamente, todos estos aspectos son esenciales en el servicio que te entrega Lioren y puedes acceder a ellos de manera muy sencilla.
Si necesitas mayor información te invitamos a visitar el siguiente link del SII, y a revisar nuestros módulos y las facilidades que entrega Lioren en www.lioren.cl.