A contar de este 21 de agosto de 2020, entrará en curso el proceso de obligatoriedad de la Boleta electrónica en Chile, un paso esperado para muchos empresarios trás la promulgación de la Ley de Modernización Tributaria. En este sentido, el mercado ofrece diversas opciones de proveedores autorizados, por lo que elegir la mejor alternativa podría ser una verdadera ventaja. Por eso, queremos ayudarte y hemos elaborado este documento para orientarte en tu elección:
Para tomar una buena decisión, deberás tener en cuenta a la hora de elegir:
1.- Facilidad de uso: la mayoría de las empresas proveedoras de sistemas de boletas electrónicas tienen pruebas gratuitas para que evalúes el funcionamiento. Aprovecha esta instancia para evaluar la facilidad del uso. Importante será para acortar los tiempos de adaptabilidad de tus colaboradores al nuevo sistema, el cual es uno de los mayores costos “ocultos” en la implementación. Existen muchas soluciones que engloban muchas funcionalidades, pero enfócate en que funcione bien, sea fácil de usar y se adapte a lo que tu equipo necesita.
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2.- Límite de documentos emitidos: el número de documentos tributarios que podrás emitir dependerá del plan o suscripción que elijas, muchos de los proveedores limitan la emisión a un determinado rango por ejemplo de 0-100, de 101 a 500, de 500 a 2500 etc. Si excedes ese número porque a tu empresa le va bien en un determinado mes, los costos se incrementan bastante. En Lioren® podrás emitir por medio de nuestra plataforma siempre ilimitados documentos. Lo que significa la segunda gran ventaja. el costo siempre es fijo y conocido por ti.
3.- Control de inventario: existen soluciones que van desde la emisión de la boleta electrónica, por medio de una pseudo calculadora, hasta aquellas que se vinculan directamente al inventario y existencias que posee tu empresa (bodegas y multibodegas). La oferta es bastante amplia y en lo que debes fijarte siempre es hacia donde va tu empresa. El inventario y el quiebre en el stock o al contrario el sobre abastecimiento pueden significar significativos ahorros o pérdidas al corto plazo de tu empresa. No poder vender porque no tienes stock ¡Oh! no es algo que ninguna empresa quiere en su gestión. Así como tampoco comprar más de lo que eres capaz de vender y que tus productos terminan mermando. Así que aquí ojo que hay soluciones a cada necesidad. Es por ello que Lioren® es modular, lo que te permite elegir de acorde a tus únicas necesidades.
4.- Integraciones con tus ventas online: las ventas por internet se han transformado en uno de los canales de venta con mayor crecimiento en los últimos años. Es por ello que si ya tienes o piensas implementar este canal de venta en tu empresa es necesario que consideres el tipo de integraciones que deseas. Con Lioren®, si manejas un sitio como WooCoommerce o Shopify, no es necesario que seas programador o experto para poder enlazar la emisión de boletas automáticas. Es muy sencillo y tu ejecutivo te ayudará a hacerlo tu mismo. En el caso que tu página sea un desarrollo propio, también podrás integrar la emisión de la boleta electrónica por medio de la API de Lioren. La documentación es sencilla y muy clara (puedes consultarla en el siguiente link) pero es posible que requieras acudir a quien desarrolló tu sitio para que realice el proceso.
5.- Contratos: para elegir qué empresa será nuestro proveedor de sistema de emisión de boletas, nos vemos frente a la oferta de pagos únicos, anuales, mensuales. En ocasiones junto con un contrato que estipula tiempo mínimo de permanencia, obligaciones y derechos como contribuyente, ¡ahí pon ojo! para que no quedes anclado si quieres cambiarte frente a una mejor oferta. Lioren® y otros proveedores de boleta electrónica manejan una estructura basada en la suscripción mensual, respaldado por políticas de uso y resguardo. Leerlas es fundamental, en ocasiones son larguísimas, pero te aseguramos que, en el futuro, por ejemplo, tus boletas no vengan con publicidad de otras empresas, o que tu información sea vendida, o que formes parte de una gigantesca base de datos. En Lioren® el único motivo para que continúes pagando, es que satisfaga tus necesidades, te guste y estés conforme. Sus políticas son transparentes.
6.- Conectividad: en este sentido existen 2 alternativas; soluciones que son offline y las que son 100% online. Las soluciones offline presentan la ventaja de poder operar sin conexión a internet, problema muy común a comienzos de siglo. Sin embargo, hoy en día en Chile, la conectividad es de las mejores de Sudamérica y podemos incluso trabajar con el internet de nuestros teléfonos. Ello también acarrea todos los beneficios de tener la información actualizada en tiempo real y sin inconsistencias, retrasos ni perdida de información.
7.- Respaldo de tus documentos: este punto es clave en tu elección y no puedes pasarlo por alto por dos motivos. Primero fíjate qué ocurrirá si el día de mañana decides cambiarte de sistema, ¿Tendrás que respaldar tú mismo los documentos en xml de tu empresa? ¿Te los proporcionará de forma rápida? ¿Te cobrarán por ese respaldo? muchas de las empresas utilizan tus documentos como herramienta de retención de clientes; cobrando sumas altísimas por los respaldos. Recuerda que debes almacenarlos de forma electrónica durante 6 un mínimo de años y el único responsable ante la ley eres tú como representante legal de tu empresa.
8.- Soporte: este es un punto clave de la elección, y muchos de los que ya poseen un sistema de facturación gratuito o privado lo saben, llamar a la mesa de ayuda del SII puede tomar a lo menos unos 20 min, para no entregarte una solución más que esperar o borrar el historial, o llamadas a call center cuyos costos de llamada a números 600 pueden superar los $1000 por minuto, respuestas automáticas de bots, o donde debes exponer tu problemática escalando por una serie de ejecutivos o, en el caso más extremo, soporte nulo. En el caso de Lioren®, contaras la tranquilidad que dispondrás de un ejecutivo personalizado, quien podrá atender tus requerimientos, por whatsApp, correo o una llamada directa sin intermediarios.
9.- Multiusuario: las funcionalidades del equipo de trabajo deben estar determinadas en una organización, es por ello que siempre debes preocuparte de a quien le otorgas acceso a la información de tu empresa. Existen alternativas que restringen el número de usuarios que pueden ocupar la plataforma de forma simultánea, y al exceder un determinado número se caen para todos. Otras que ni siquiera permiten que más de un usuario esté conectado en paralelo.
10.- Costo de implementación, certificación y enrolamiento ante el SII: hoy en día toda empresa que desea emitir boleta electrónica debe atravesar por un proceso denominado, certificación y enrolamiento ante el SII. Que consiste en la autorización que emite el servicio de impuestos internos, para que tu empresa pueda emitir sus documentos de forma electrónica. Dicho proceso consta de una serie de pasos que se deben sortear con éxito (más abajo te dejamos un link con todos los pasos). Este es uno de los costos más altos que debes estimar si tu elección no es Lioren®, los precios varían desde las 10 UF y puede llegar a costar más de 50 UF dependiendo del proveedor que elijas. En Lioren® este proceso tiene costo $0 por lo cual ya estás avanzando hacia una buena elección.
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