Posiblemente hayas escuchado estos términos en algún momento, ya sea como vendedor o como comprador, pero puede que no estés tan familiarizado con el término como te gustaría. Si es así, estás en el lugar correcto, ya que el día de hoy vamos a explicarte qué son estos documentos y para que se utilizan.
Empecemos por la nota de crédito. Es un documento que cumple principalmente una función de Corrección, de ahí su nombre de Nota. Es un instrumento mercantil que reviste alcance tributario para los impuestos a remitir al Estado, cuando éste corrige montos. Veamos algunas definiciones.
Nota de Crédito según el SII:
Son documentos que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), por descuento o correcciones a facturas y notas de débito emitidas.
Nota de Crédito según Wikipedia:
Una nota de crédito es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador, que indica cantidades, precios y métodos de pago acordados entre el vendedor, el comprador de bienes y servicios cuyo comprador no ha pagado, recibido o devuelto.
También se puede emitir una Nota de crédito en caso de bienes dañados, errores o reajustes. Una nota de crédito puede reducir o eliminar la cantidad que el comprador tiene que pagar al vendedor en relación con el original de la factura emitida anteriormente. La nota de crédito generalmente contiene: código, fecha, dirección de facturación, dirección de entrega, condiciones de pago, lista de productos con precios y cantidades. Por lo general, también contiene referencias a la factura original y se puede especificar el motivo de su emisión.
El vendedor generalmente emite una Nota de crédito igual o inferior a la factura original, luego le devuelve el dinero al comprador o retira este Crédito del saldo adeudado a otras posibles transacciones del mismo comprador. Hay casos en los que no se devuelve el dinero y el comprador obtiene “Crédito” con el Vendedor para futuras compras.
Requisitos importantes a considerar en la emisión de una Nota de Crédito:
Los requisitos para las Notas de Crédito están establecidas en el artículo 57 del Decreto Ley Nº 825, de 1974, por los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71 del reglamento, las Notas de Crédito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para la facturas y, solamente, pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
Para la cotidianeidad es útil tener presente los siguientes elementos en su emisión:
- Se cuenta con un plazo de 1 mes para la anulación total de una factura emitida.
- Se cuenta con plazo ilimitado (dentro del año comercial) para reconocer descuentos o rebajas parciales de producto.
- Se cuenta con un plazo máximo de 3 períodos mensuales para rebajar el IVA procedente de una Nota de Crédito recibida de un proveedor.
De lo anterior podemos anotar algunas consideraciones a tener en cuenta cada vez que emitimos una Nota de Crédito:
- Debe emitirse referenciando a una Factura o Nota de Débito.
- En el Receptor deberemos registrar el mismo contribuyente que está indicado en el documento que se referencia. Esto significa que tanto el RUT del Receptor de la Nota de Crédito como el que se indica en la Factura o Nota de Débito que se referencia son el mismo.
- Podemos emitir una Nota de Crédito para 1) Anular un documento de referencia, 2) Corregir el texto de un documento de referencia, o 3) Corregir el monto de un documento de referencia.
Cuando Anulamos:
Procedemos a elegir “Anular” cuando lo que queremos hacer es anular totalmente un documento que ya emitiste. Por ejemplo, ayer emitiste una Factura al contribuyente Acme Ltda. y te diste cuenta hoy que te equivocaste de cliente ya que debiste emitirla a Textiles SPA, que posee otro RUT, entonces procedes a emitir una Nota de Crédito con receptor Acme Ltda. referenciando la factura que les emitiste ayer.
Cuando Corregimos Texto:
Procedemos a elegir “Corregir Texto” cuando lo que queremos hacer es modificar una dirección, nombre de producto, comuna, giro, etc de una Factura ya emitida. Es decir cuando lo que queremos hacer es corregir algún texto que ya registramos en una Factura ya enviada. En estos casos los productos pueden y deben ir con precio unitario 0.
Cuando Corregimos Monto:
Procedemos a elegir “Corregir Monto” cuando necesitamos reconocer algún descuento o algún cambio en los precios o cantidades de algún producto de una factura que ya emitimos.
Respecto a los plazos:
Tal como señalamos anteriormente, la Anulación debe realizarse dentro del período o a más tardar el siguiente. Esto significa que si deseas anular una factura emitida en el mes de Marzo, debes emitir una Nota de Crédito idealmente con fecha de Marzo (esto lo puedes hacer hasta el 10 de Abril) o bien emitir una Nota de Crédito durante abril con fecha de Abril. Si ha pasado abril, y necesitas emitir una Nota de Crédito de Anulación, el SII no te permitirá reconocer el IVA, y éste será fuera de plazo. En cambio, en el caso de los Descuentos no aplicados, y tratándose de documentos en referencia tipo Factura, puedes considerar hasta 3 meses ya que ese es el plazo que tendrá tu cliente para ocupar el IVA que va señalado en la Nota de Crédito.
¿Qué hay de la Nota de Débito? Bueno, la Nota de Débito es un documento que cumple principalmente una función de Corrección, de ahí su nombre de Nota. Es un instrumento mercantil que reviste alcance tributario para los impuestos a remitir al Estado, cuando éste corrige montos. Veamos algunas definiciones.
Nota de Débito según el SII:
Son documentos que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA) por aumentos en el impuesto facturado.
Las Notas de Débito deben presentar las características señaladas en el artículo 57, del Decreto Ley Nº 825, de 1974, por aumento del impuesto facturado.
Nota de Débito según Zona Económica:
La nota de débito es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Requisitos importantes a considerar en la emisión de una Nota de Crédito:
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71 del Reglamento, las Notas de Débito deben cumplir los mismos requisitos para las facturas y, solamente, pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
Para la cotidianeidad es útil tener presente los siguientes elementos en su emisión:
- No se cuenta con un plazo determinado para emitir una Nota de Débito.
- El IVA recargado en la Nota de Débito debe ser declarado por el emisor en el mismo periodo tributario asociado a su fecha de emisión.
- El IVA recargado en la Nota de Débito debe declararse por el receptor en un máximo de 3 períodos tributarios contados desde el correspondiente a la fecha de emisión.
De lo anterior podemos anotar algunas consideraciones a tener en cuenta cada vez que emitimos una Nota de Débito:
- Debe emitirse referenciando a una Factura o Nota de Crédito.
- En el Receptor deberemos registrar el mismo contribuyente que está indicado en el documento que se referencia. Esto significa que tanto el RUT del Receptor de la Nota de Débito como el que se indica en la Factura o Nota de Crédito que se referencia son el mismo.
- Podemos emitir una Nota de Débito para 1) Anular un documento de referencia, 2) Corregir el texto de un documento de referencia, o 3) Corregir el monto de un documento de referencia.
Cuando Anulamos:
Procedemos a elegir “Anular” cuando lo que queremos hacer es anular totalmente una Nota de Crédito. Sólo en este caso. Por ejemplo, ayer emitiste una Nota de Crédito al contribuyente Textiles SPA. y te diste cuenta hoy que te equivocaste de cliente ya que debiste emitirla a Acme Ltda, que posee otro RUT, entonces procedes a emitir una Nota de Débito con receptor Textiles SPA. referenciando la Nota de Crédito que les emitiste ayer.
Cuando Corregimos Monto:
Procedemos a elegir “Corregir Monto” cuando necesitamos reconocer algún recargo o algún cambio en los precios o cantidades de algún producto de una factura que ya emitimos.
Respecto a los plazos:
La Anulación debe realizarse dentro del período o a más tardar el siguiente. Esto significa que si deseas anular una Nota de Crédito emitida en el mes de marzo, debes emitir una Nota de Débito idealmente con fecha de marzo (esto lo puedes hacer hasta el 10 de abril) o bien emitir una Nota de Débito durante abril con fecha de abril. Si ha pasado abril, y necesitas emitir una Nota de Débito de Anulación, el SII no te permitirá rebajar el IVA, y éste será fuera de plazo. En cambio, en el caso de los Recargos no aplicados, y tratándose de documentos en referencia tipo Factura, puedes considerar cualquier plazo ya que tu cliente a partir de la fecha de emisión tendrá 3 períodos tributarios mensuales para ocupar el IVA que va señalado en la Nota de Débito.
¿Un poco más claro ahora? Es buena idea que sepamos que son y para qué se utilizan este tipo de documentos, no sólo como vendedores o como parte de una empresa, sino también como clientes.
Hoy este proceso resulta más sencillo gracias a los documentos electrónicos, y a las plataformas de facturación, pero como clientes, es siempre importante saber qué es lo que pasa cuando entregamos nuestro dinero a una empresa.